ビジネススキル

コミュニケーション

会議、打ち合わせなどの頻度

会議や打ち合わせなどを頻繁に行うと、当然それに工数が裂かれます。
会議の出席人数が多ければ、それだけ大きな工数を消費することになります。

しかし、会議などで進捗確認などを正確に行うことにより、仕様書の漏れや手戻りとなりそうなリスクを早い段階で検出/削減することが可能になります。
仕様不備によるプロジェクトの遅延を取り戻す工数よりも、会議の工数のほうが小さいことがほとんどでしょう。
そういった観点で考えると、納期遵守、低リスクを実現するためには、中身のある会議を重ねることは重要になります。
(だらだらと時間を消費するだけの会議が無意味なことは、いうまでもありません)
特に、プロジェクトの規模が大きいほど、その効果は大きくなります。

プロジェクトがきっちり回っているかどうかを確認するために、会議を重ねるのは有効であることのほうが多いと感じます。

プロジェクト定例会議

プロジェクト定例会議で行うべきことをまとめる。

状況と課題の共有

プロジェクトメンバー間で、進捗状況、課題と解決策を共有する。
プロジェクトが予定通りに進んでいるかを確認し、スケジュールの遅延を最大限抑えるための会議でもある。
時間だけを浪費する会議であってはならない。

報告は定量的に

課題数等を数値化するなど、状況を数値で判断できるようにする。
順調です、がんばって遅れを取り戻します、など、感覚的な報告であってはならない。
問題が発生すれば、その原因をしっかり分析し、解決策を決定し、共有する。

現状を正しく報告する報告書の書き方

以下のような表現を用いることを禁じると、適当なことを書くことができなくなるため、正確さの高い報告書を作ることができる。

• 期日をあいまいにする言葉
  「早い段階で」「近いうちに」「近日中に」「随時」「現在〜中」「月初(月末)」「〜月中(〜日中)」「上旬(下旬)」「早急に(できるだけ早く)」「適切な時期に」など
• 問題に向き合っていない表現、すべてを表現しきれていない表現
  「おおむね問題ない」「特に問題なし」「比較的」「〜の面では(〜のところは)」「基本的には」など
• 受け身的であり、自ら問題解決に動かないことを意味する表現
  「〜する予定」「検討中」「検討を要する」「実施中」「〜は●さんの担当となった」「〜することが必要」
• 判断や行動の条件をあいまいにする言葉
  「状況によって」「場合によって」「必要に応じて」「臨機応変に」

効果的な部下へのフィードバック

部下へのフィードバックにおいて重要なことは、何がよいのか、何が悪いのかを、明確に伝えることです。
よいことを褒める場合には、どこがどのように良かったのか、その理由や根拠を伝えます。
改善欲しい点があれば、何をどのように変えるべきか、具体的に伝えます。
できて当たり前、と思うところがあっても、よい点をそのまま褒めます。

以下に、フィードバックの例を挙げます。

●評価の結果だけでなく、具体的な説明をする
×「この議事録いい出来だね」
○「この議事録は、発言者名とその発言内容に加え、議論の結論まで書けていて充実しているね」

×「いつもいい仕事をするね」
○「いつも納期内に正確な成果物を作ってくれるね」

●相手の性格ではなく、行動に注目する
×今日もおとなしかったね
○今日の会議で、一度も発言しなかったね

×机の上が散らかっててだらしないよ
○机の上に機密書類が出しっぱなしだよ

これらのフィードバックは、できるだけタイムリーに伝えます。
後で伝えるのではなく、気づいたその時にすぐに伝えると、より高い効果が出ます。